Guida di Lotus Notes 8.5 - Come filtrare la posta utilizzando le regole

POSTA

Come filtrare la posta utilizzando le regole
È possibile utilizzare le regole della posta per spostare, inoltrare o eliminare i nuovi messaggi ricevuti in base a determinate condizioni. Ad esempio, è possibile creare una regola che controlla i messaggi provenienti da un mittente specifico o che contengono un determinato oggetto e fare in modo che vengano automaticamente spostati in una cartella, oppure che vengano inviate copie dei messaggi ad altre persone o che i messaggi indesiderati vengano eliminati prima che l'utente li veda nella posta in entrata.

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Per creare una regola

Procedura

1. Nel quadro di navigazione della posta, fare clic sul segno più (+) accanto a Strumenti, quindi fare clic su Regole.

2. Fare clic su Nuova regola.

3. In Specifica condizioni, selezionare una parte dei messaggi da selezionare (ad esempio mittente oppure oggetto), selezionare uno stato (contiene o è) e immettere i criteri che devono essere soddisfatti (in base al nome di una persona o in base a una parola). Non utilizzare le virgolette per immettere i criteri.

Ad esempio, è possibile selezionare

mittente

contiene

, quindi immettere Alice per filtrare tutti i messaggi inviati da Alice Franchi, Alice Stucchi e qualsiasi altra persona che si chiami Alice. In alternativa è possibile selezionare

Dimensioni (in byte)

è maggiore di

, quindi immettere 2000 per filtrare tutti i messaggi inviati che superano i 2000 byte.

Nota: La condizione contiene trova anche parti di parole e ignora la differenza tra maiuscole e minuscole. Ad esempio, è possibile selezionare mittente e contiene, quindi immettere Al o al per selezionare tutti i messaggi inviati da persone che si chiamano Al, Alice, Alessio o Alessandra.

Suggerimento: La condizione tutti i documenti consente di eseguire un'operazione su tutti i messaggi arrivati nella posta quando le regola è abilitata. Ad esempio, è possibile selezionare Tutti i documenti e specificare l'invio di una copia a un indirizzo e-mail alternativo quando si è fuori ufficio.

4. Fare clic su Aggiungi.

5. Eseguire una delle seguenti operazioni:

Tabella1. Attività su condizioni ed eccezione

Attività	Descrizione
Aggiungere altre condizioni	Selezionare Condizione, selezionare AND o OR e ripetere i punti 3 e 4 per ogni nuova condizione.
Aggiungere un'eccezione	Selezionare Eccezione e ripetere i punti 3 e 4.
Aggiungere altre eccezioni	Selezionare Eccezione, selezionare AND o OR e ripetere i punti 3 e 4 per ogni nuova eccezione.
Rimuovere una condizione o eccezione	Fare clic sulla condizione o sull'eccezione nella casella Quando arrivano messaggi di posta e fare clic su Rimuovi.
Rimuovere tutte le condizioni ed eccezioni	Fare clic su Rimuovi tutto.

6. Sotto Specifica operazioni, selezionare un'operazione e, se necessario, specificare i relativi dettagli (ad esempio, una cartella di destinazione).

Tabella2. Operazioni

Operazione

Descrizione

invia copia a

Selezionare se le copie inoltrate devono contenere il messaggio intero o soltanto l'intestazione del messaggio. Le intestazioni comprendono l'oggetto, gli indirizzi e la data e ora all'inizio del messaggio; esse non includono il contenuto di tipo Rich text del messaggio.

Nota: Se, usando l'operazione invia copia a, un'azione non funziona, chiedere al proprio amministratore di sistema se la funzione è stata disabilitata per la propria organizzazione.

7. Fare clic su Aggiungi operazione.

8. Eseguire una delle seguenti operazioni:

Tabella3. Attività sulel operazioni

Attività	Descrizione
Aggiungere altre operazioni	Ripetere i punti da 6 a 7 per ogni nuova operazione.
Rimuove operazione	Fare clic sull'operazione nella casella Esegui le seguenti operazioni, quindi su Rimuovi.
Rimuovere tutte le operazioni	Fare clic su Rimuovi tutto.

9. Fare clic su OK. Per impostazione predefinita, la regola è abilitata (Attiva).

Che cosa accade se più regole si applicano a un'unica e-mail?

Le regole sono elaborate nell'ordine in cui appaiono sotto Strumenti -> Regole. Se vi sono più regole che si applicano a un singolo messaggio, le regole sono applicate a quel messaggio nell'ordine. Se si desidera che solo una regola venga applicata, usare stop processing per arrestare l'elaborazione dopo la prima regole.

Procedura

1. Selezionare la regola e fare clic su Modifica.

2. Sotto Specifica operazioni, selezionare stop processing, quindi fare clic su Aggiungi operazione.

3. Fare clic su OK.

4. Se è necessario modificare l'ordine delle regole, fare clic sul pulsante Sposta in altoPulsante Sposta in alto.

Esempio

Ad esempio, è possibile definire le seguenti regole:

WHEN Subject contains Marketing THEN Move to folder Informazioni Marketing AND Stop Processing further Rules

WHEN Subject contains Vendite THEN Move to folder Informazioni Vendite

In questo esempio, se la riga dell'oggetto contiene "Marketing e Vendite", il messaggio viene spostato nella cartella Informazioni marketing e quindi tutta l'elaborazione delle regole si arresta. Se l'operazione stop processing non è presente, il messaggio viene prima spostato nella cartella Informazioni marketing e quindi nella cartella Informazioni vendite quando è in esecuzione la seconda regola.

Per modificare o eliminare le regole

Procedura

1. Nel quadro di navigazione della posta, fare clic sul segno più (+) accanto a Strumenti, quindi fare clic su Regole.

2. Modificare o eliminare le regole usando la barra delle operazioni sopra l'elenco delle regole.

Glossario

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