GESTIONE DELL'APPLICAZIONE
Per modificare e salvare nuovamente i documenti
Per evitare la fase di modifica e salvataggio manuale dei documenti, creare un agente che usi la formula:
@Command([ToolsRefreshAllDocs])
Per aggiungere un campo
Quando si crea un nuovo campo, si consiglia di creare un agente che inserisca il nuovo campo nei documenti esistenti mediante la formula che segue:
FIELD Nuovo nome campo := valore;
doveNuovo nome campo è il nome del campo e valore è il valore che si desidera assegnare al campo in questi documenti. Il valore può essere il valore predefinito del campo, una formula che calcola il valore o un valore nullo ("") che inserisce il campo nei documenti, ma non assegna alcun valore iniziale.
Per rimuovere campi di dati da tutti i documenti
Se si cancella un campo, i documenti esistenti contengono ancora il campo obsoleto e i suoi valori. Questo rappresenta un inutile spreco di spazio sul disco. Per eliminare il campo obsoleto, creare un agente che usi la formula:
FIELD Nome campo := @DeleteField;
Dopo aver eseguito l'agente, comprimere il database per ridurre le dimensioni effettive del file del database.
Per rinominare un campo
Se si rinomina un campo, i documenti esistenti continuano a fare riferimento al vecchio nome del campo. Per aggiornare i documenti in modo che facciano riferimento al nuovo nome, creare un agente che usi la formula:
FIELDNuovo nome campo := Vecchio nome campo;
FIELD Vecchio nome campo := @DeleteField;
dove Nuovo nome campo è il nuovo nome del campo e Vecchio nome campo è il nome originale del campo.
Per riassegnare i documenti a un altro modulo
Se gli utenti cercano di aprire documenti creati con un modulo eliminato, un messaggio segnala che il modulo non può essere trovato. Per impedire che agli utenti appaia questo messaggio, usare queste opzioni degli agenti per riassegnare i documenti esistenti a un altro modulo.
1. Fare clic su Agenti nel Navigatore applicazioni, quindi fare doppio clic su un agente elencato nel quadro di lavoro: Viene visualizzata la finestra delle proprietà dell'agente.
2. Accanto a Attivazione, selezionare "Pianificata".
3. Accanto a Destinazione, selezionare "Tutti i documenti del database" e fare clic su Aggiungi ricerca.
4. Nel quadro di programmazione, fare clic su Formula e immettere:
dove Nome riassegnato del modulo è il nome del modulo che i documenti dovrebbero usare.
Quando si creano applicazioni abilitate per la posta in cui gli utenti possono avere la necessità di vedere documenti il cui modulo non è disponibile nel database di posta, selezionare la proprietà del modulo "Registra modulo in documento". Questa proprietà del modulo è assegnata in modo permanente a tutti i documenti creati con il modulo. Per eliminare il modulo archiviato, eliminare tutti i campi interni connessi al modulo creando un agente che usi la formula:
SELECT $TITLE="Nome del vecchio modulo";
FIELD $TITLE:=@DeleteField;
FIELD $INFO:=@DeleteField;
FIELD $WINDOWTITLE:=@DeleteField;
FIELD $BODY:=@DeleteField;
FIELD $ACTIONS:=@DeleteField;
Questa formula elimina tutti i campi interni allegati ai documenti dove Nome del vecchio modulo è il nome del modulo usato per creare i documenti.
Per specificare il modulo da usare per visualizzare i documenti
È possibile visualizzare un documento con un modulo specificato dall'utente invece di un modulo memorizzato. Per eseguire questa operazione, creare un agente che usi la formula:
FIELD FORM:="Nome del nuovo modulo";
L'ultima riga crea un campo FORM dove Nome del nuovo modulo è il modulo che mostrerà i documenti in futuro.
Per recuperare spazio aggiuntivo
È possibile eliminare gli elementi con il suffisso "_StoredForm" e "_StoredSubFormN" dove N è il numero dei sottomoduli usati dal modulo. (se il modulo non usa i sottomoduli, "_StoredSubFormN" non esiste). Determinare il numero di sottomoduli e quindi eliminarli singolarmente eseguendo un agente LotusScript o Java. È possibile recuperare spazio aggiuntivo eliminando i seguenti elementi: $StoredFormCRC, $FormRepID e $Subform_RepIDS.
Vedere anche