IMPOSTAZIONE DELLE APPLICAZIONI

Pianificazione del flusso di lavoro
Prima di selezionare il tipo di invio della posta che meglio si adatta a un'applicazione per la gestione del flusso di lavoro, si consiglia di pianificare con attenzione l'effettivo flusso di lavoro. Un modo per implementare un'applicazione per flusso di lavoro consiste nel raccogliere in un database centralizzato e condiviso le informazioni e distribuirle via posta elettronica alle persone appropriate. Un altro metodo per realizzare un'applicazione per flusso di lavoro è quello di spedire automaticamente i documenti da un utente a un altro per la revisione.

Database centrali condivisi

Gli utenti che operano all'interno di un database condiviso possono creare e modificare i documenti direttamente nel database. Gli utenti remoti devono connettersi al database presente sul server regolarmente per poter contribuire. Gli sviluppatori possono realizzare notifiche automatiche di posta elettronica per avvisare gli utenti dei documenti del database che richiedono attenzione. Le notifiche di posta elettronica automatiche possono essere inserite in moduli o agenti. Per rendere tutto ciò più facile per gli utenti, tali notifiche includono spesso dei collegamenti al documento in questione. Per gli utenti remoti, è possibile accludere alla notifica via posta elettronica una copia del documento, invece di un collegamento. Per gli utenti Web, includere un collegamento URL nella notifica via email.

Usando database centrali condivisi si riduce il carico di lavoro in rete e si risparmia spazio su disco. Gli utenti possono anche vedere i commenti degli altri revisori (se il modulo è configurato in modo da permetterlo). Lo svantaggio dell'uso dei database centrali condivisi è che gli utenti hanno bisogno di accesso via rete o via modem.

Database di posta individuali

Se gli utenti operano all'interno di singoli database di posta, possono creare e rispondere ai documenti, e inoltrarli ad altri utenti o al database centralizzato. I moduli automatizzati e facili da usare, registrati nei documenti, sono tipici di queste genere di applicazioni. Naturalmente, se si inviano messaggi di posta individuali, cresce lo spazio necessario su disco, perché il modulo usato viene registrato assieme al documento.

Questo risulta più facile per gli utenti remoti, perché essi hanno bisogno solo di accedere alla posta, anziché dover accedere a un database remoto. Lo svantaggio nell'uso dei database di posta individuali è che l'elaborazione del flusso di lavoro potrebbe essere più lunga, perché il lavoro viene eseguito sequenzialmente. Inoltre, i tempi necessari per le repliche potrebbero aumentare a causa delle dimensioni dei documenti. Gli utenti remoti dovrebbero considerare l'uso della replica o di IBM® Lotus® Domino(TM) Off-Line Services (DOLS).

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