GESTIONE DELL'APPLICAZIONE

Moduli e documenti ad accesso controllato
Per limitare l'accesso a un modulo o a parte di esso e a documenti creati a partire da un particolare modulo, è possibile creare una lista di accesso in lettura o in redazione ai moduli.

Lista accessi per la creazione

Usare una lista di accesso per la creazione per limitare il numero di persone che possono accedere a un modulo con l'intenzione di creare documenti. Limitando le persone in grado di creare i documenti a partire da un modulo consente anche di ridurre il menu Crea, rimuovendo i moduli con limitazioni.

Lista di accesso in lettura

Utilizzare un lista di accesso per la lettura per limitare il numero di persone in grado di leggere i documenti creati a partire da un modulo. Ad esempio, può essere opportuno usare una lista di accesso al modulo per limitare l'accesso a documenti che contengono informazioni personali.

Le seguenti persone possono leggere un documento per il quale esiste un accesso limitato per la lettura:


Nota Usando una lista di accesso a un modulo, si imita l'accesso a tutto un modulo o a una sua parte impostando dei parametri di sicurezza che operano con la LCA del database. La LCA del database predomina: soltanto gli utenti che hanno accesso a un database hanno accesso ai moduli entro il database. Le funzioni di sicurezza dei moduli rappresentano misure aggiuntive per la gestione e il controllo degli accessi, da utilizzare congiuntamente con la LCA dei database. Ad ogni modo, l'uso di moduli ad accesso controllato non rappresenta di per sé una vera misura di sicurezza, in quanto è possibile creare un copia del modulo per poi rimuovere le limitazioni di accesso.

Replica di documenti vincolati

L'aggiunta di nomi a una lista di accesso per la lettura o a un campo di tipo Lettori limita l'accesso agli utenti, ai gruppi e ai server presenti in quella lista o in quel campo. I server che hanno bisogno di replicare questo database devono essere inclusi nella lista o nel campo per poter avere l'accesso in lettura. In caso contrario, i documenti sui quali sono state imposte limitazioni per la lettura non verranno replicati.

Per creare moduli ad accesso controllato

1. Aprire il modulo.

2. Scegliere Imposta - Proprietà del modulo.

3. Fare clic sulla linguetta Sicurezza.

4. Deselezionare "Utenti con accesso Redazione o superiore" nella sezione "Chi può creare documenti con il modulo".

5. Fare clic su ciascun utente, gruppo, server e ruolo di accesso che si vuole includere.

6. Deselezionare "Utenti con accesso Lettura o superiore" nella sezione "Accesso lettura standard per documenti creati con il modulo".

7. Fare clic su ciascun utente, gruppo, server e ruolo di accesso che si vuole includere.

8. (Facoltativo) Selezionare "Disponibile per l'accesso pubblico" perché i documenti in questa vista o cartella siano disponibili agli utenti che dispongono dei privilegi accesso pubblico in lettura o scrittura nella LCA del database.

Per impedire la stampa, l'inoltro e la copia dei documenti

È possibile dissuadere gli utenti dallo stampare, inoltrare o copiare documenti creati con un modulo. Questa funzione aiuta a prevenire la diffusione accidentale di informazioni riservate, ma non rappresenta una vera misura di sicurezza, poiché è possibile aggirarla usando programmi per la cattura delle schermate.

1. Aprire il modulo.

2. Scegliere Imposta - Proprietà del modulo.

3. Fare clic sulla linguetta Sicurezza.

4. Fare clic su "Disattiva stampa/inoltro/copia negli Appunti".

Per impedire la modifica dei documenti esistenti

Si può impedire a utenti che nella LCA del database hanno il livello di accesso Redazione di modificare un campo in documenti esistenti. Questa limitazione non è applicabile per i documenti nuovi.

1. Aprire il modulo.

2. Creare un campo o fare clic su un campo esistente.

3. Nella finestra delle proprietà del campo, fare clic sulla linguetta Avanzate.

4. Selezionare "Opzioni di sicurezza: Può essere usato solo con accesso Revisione" e fare clic sul segno di spunta.